Política de cobros y pagos.

1. Alcance y prioridad de los documentos

Esta política contiene condiciones generales para clientes de ConstInova. Puede complementarse con una propuesta, cotización, orden de trabajo, licencia, anexo o contrato.

La propuesta aceptada define el acuerdo. Si existe una diferencia entre esta política y un documento comercial firmado o aceptado para un proyecto, prevalece ese documento en lo relacionado con alcance, valores, calendario y entregables.

Una orden de compra, formato interno o instrucción unilateral del cliente no modifica el acuerdo por sí sola. Cualquier condición adicional debe ser revisada y aceptada expresamente por ambas partes.

2. Cotizaciones y precios

Las cotizaciones identifican el servicio o producto ofrecido, su alcance, valor, vigencia y condiciones particulares. Una estimación inicial no constituye un precio definitivo hasta que se emita y acepte la propuesta correspondiente.

• Los precios se expresan en la moneda indicada en la propuesta.
• La propuesta indicará si los valores incluyen o no impuestos. No se presume una tarifa tributaria fija.
• Licencias, infraestructura, hardware, desplazamientos y otros costos de terceros se incluyen únicamente cuando el documento comercial lo indique.
• Una cotización vencida puede ser revisada antes de su aceptación.
• Supuestos, dependencias y exclusiones forman parte del precio: si cambian de manera material, se revisan antes de continuar.

3. Aceptación y evidencia del acuerdo

La propuesta indicará el mecanismo de aceptación aplicable. Puede incluir firma manuscrita o electrónica, confirmación escrita de un contacto autorizado, aceptación en el workspace o pago del anticipo cuando el propio documento establezca ese efecto.

Recibir, abrir o confirmar la recepción de un mensaje no equivale por sí solo a aceptar una propuesta. Conservamos la versión aceptada, la identidad del contacto, la fecha y la evidencia del consentimiento para evitar ambigüedades.

4. Anticipos, cuotas, hitos y fechas

El calendario puede contemplar anticipo, pagos por hitos, cuotas periódicas o pago contra entrega. Los montos, vencimientos, condiciones de activación y resultados asociados constan en la propuesta.

Cuando se acuerde un anticipo, este reserva capacidad de trabajo y habilita el inicio bajo las condiciones pactadas. Un hito facturable debe relacionarse con un resultado, período o capacidad identificable, no únicamente con una fecha aislada.

Si faltan insumos, accesos, validaciones o decisiones a cargo del cliente, la fecha afectada podrá reprogramarse de forma proporcional. El cambio se comunicará dejando visible su causa y el nuevo siguiente paso.

5. Medios y confirmación del pago

Aceptamos los medios informados en la propuesta o factura, que pueden incluir transferencia bancaria u otros canales habilitados. El cliente debe utilizar la referencia indicada y enviar el comprobante cuando sea necesario para identificar la operación.

Un comprobante de transferencia ayuda a identificar la operación, pero no sustituye la acreditación. El pago se considera recibido cuando los fondos están disponibles y conciliados. Comisiones bancarias, costos de intermediarios o diferencias cambiarias son responsabilidad de quien realiza el pago, salvo acuerdo distinto.

Seguridad: ConstInova no solicita contraseñas bancarias ni datos completos de tarjetas por correo, chat o formularios generales.

6. Facturación, impuestos y retenciones en Ecuador

Emitimos el comprobante electrónico autorizado que corresponda conforme a las reglas del Servicio de Rentas Internas y a la información tributaria entregada por el cliente. El receptor debe verificar razón social, identificación, dirección y correo antes de la emisión.

• Los impuestos se calculan con la tarifa y tratamiento vigentes al momento que corresponda; la propuesta señalará si están incluidos o se agregan al valor base.
• Si el cliente debe practicar una retención, deberá emitir y entregar el comprobante electrónico válido para que el valor pueda conciliarse.
• Notas de crédito, débito o anulaciones se procesan únicamente cuando existe una causa documentada y mediante el procedimiento tributario vigente.
• Una corrección de datos tributarios no altera el alcance ni el valor comercial originalmente aceptado.

7. Inicio, entrega y aceptación

El trabajo inicia cuando se cumplan las condiciones acordadas: aceptación de la propuesta, pago inicial cuando corresponda y entrega de accesos, contenidos o información necesaria.

La entrega y aceptación de cada hito se gestionan mediante el mecanismo y período de revisión indicados en la propuesta. Si el cliente reporta una diferencia, se contrasta con el alcance y los criterios de aceptación: una corrección de lo acordado no es lo mismo que una nueva solicitud.

El silencio no se interpreta automáticamente como aceptación, salvo que un documento específico establezca expresamente un procedimiento distinto permitido por la normativa aplicable.

8. Pagos vencidos y suspensión

Si un pago supera su fecha de vencimiento, notificaremos al contacto comercial para procurar una regularización. Mientras exista un saldo vencido, ConstInova podrá pausar trabajo no entregado, nuevas solicitudes, soporte no crítico o acceso a servicios recurrentes, siempre que el contrato y la normativa aplicable lo permitan.

Antes de una pausa enviaremos un aviso con el documento, monto y vencimiento que requiere revisión. La reactivación puede exigir reprogramar capacidad y fechas; cualquier costo adicional deberá justificarse y aceptarse.

No se aplicarán intereses, multas o recargos que no hayan sido informados y aceptados por escrito. La suspensión no elimina la obligación de pagar servicios ya prestados, capacidad reservada, entregables aceptados o costos de terceros previamente autorizados.

9. Cambios de alcance

Las solicitudes que alteren funcionalidades, volumen, integraciones, usuarios, plazos o entregables se registran antes de ejecutarse. Indicaremos qué cambia, por qué, su efecto en inversión y calendario, y si sustituye o añade trabajo.

Regla de control: una conversación o sugerencia no amplía automáticamente el alcance. El cambio material comienza después de una aprobación trazable.

10. Cancelaciones, créditos y devoluciones

Una cancelación debe comunicarse por escrito al contacto indicado en la propuesta. Prepararemos un corte que muestre trabajo realizado, capacidad reservada, entregables disponibles, saldos pendientes y costos de terceros autorizados o no recuperables.

Los anticipos y pagos no son automáticamente reembolsables cuando financiaron trabajo ejecutado, reservaron capacidad o cubrieron compromisos no recuperables. Si queda un valor atribuible a actividades no iniciadas y sin costos comprometidos, se evaluará como devolución, saldo a favor o aplicación a otro servicio según el acuerdo específico.

Las devoluciones aprobadas se realizarán al medio o titular compatible con los controles financieros y tributarios aplicables. Productos de terceros, licencias, dominios, infraestructura y hardware se sujetan además a sus propias condiciones.

Esta política no limita derechos irrenunciables reconocidos por la legislación aplicable.

11. Suscripciones y servicios recurrentes

Las licencias, alojamiento, mantenimiento, soporte u otros servicios recurrentes se cobran con la periodicidad indicada en la propuesta. Las condiciones de renovación, actualización de precio, permanencia y terminación se informarán en el documento particular del producto o servicio.

Antes de contratar deben quedar visibles la periodicidad, la fecha de renovación, la capacidad incluida, los excesos y el aviso necesario para terminar. La terminación evita nuevos períodos una vez cumplido el aviso acordado, pero no elimina saldos del período iniciado ni consumos previamente solicitados.

Cuando aplique, el documento particular definirá el tratamiento del acceso, la exportación de datos, la infraestructura y las actividades de cierre.

12. Consultas, reclamos, evidencia y cambios

Para consultar una factura, reportar un pago o solicitar una revisión, utiliza el formulario de contacto e incluye el número de propuesta, factura o proyecto cuando esté disponible.

Registraremos la consulta y contrastaremos propuestas, aprobaciones, facturas, comprobantes y entregas antes de responder. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia comercial antes de acudir a los mecanismos previstos en su contrato o en la normativa aplicable.

Podemos actualizar esta política por cambios operativos, comerciales o normativos. La versión aplicable a un proyecto será la vigente al aceptar su propuesta, salvo que las partes acuerden otra cosa o una norma obligatoria disponga lo contrario.

Nota: este documento ofrece condiciones generales y no reemplaza la propuesta o contrato particular de cada cliente.